İş dünyasında sıklıkla müşterilerle olan konuşmaları ve işlemleri hızlandırmamız gerekir.Ancak bazı konuşma kısayolları kullanılmamalıdır.

Metinler sayesinde kısaltmalar ve kısaltmalar bugün her zamankinden daha yaygın.E-posta gönderirken, çevrimiçi sohbet ederken, müşterilerle konuşurken veya onlara mesaj gönderirken neredeyse her zaman bir kısayol ararız.

Ancak kısaltılmış dilin tehlikeleri vardır: Çoğu durumda müşteriler ve iş arkadaşları daha kısa versiyonu anlamayabilir, bu da yanlış iletişimlere ve harika bir deneyim yaratma fırsatlarının kaçırılmasına neden olabilir.Müşteriler kendilerinin üstünden, altından veya çevresinden konuştuğunuzu hissedebilirler.

İş düzeyinde, "mesajlı konuşma", cep telefonuyla dostça şakalaşma dışında hemen hemen her durumda profesyonellikten uzak bir davranış olarak karşımıza çıkıyor.

Yetenek İnovasyon Merkezi'nin (CTI) yaptığı bir ankete göre, müşteriler ve iş arkadaşlarıyla kötü yazılmış iletişim, kariyerleri bile tehlikeye atabiliyor.(Not: Kısaltmalar kullanmanız gerektiğinde, önceki cümle bunu nasıl iyi yapabileceğinize dair bir örnektir. İlk geçtiğinde tam isme bakın, kısaltmayı parantez içine koyun ve yazılı mesajın geri kalanında kısaltmayı kullanın.)

Müşterilerle herhangi bir dijital kanal üzerinden iletişim kurmaya gelince, kaçınılması gerekenler şunlardır:

Kesinlikle metin konuşması

Mobil cihazların ve kısa mesajların gelişmesiyle birlikte pek çok sözde kelime ortaya çıktı.Oxford İngilizce Sözlüğü, LOL ve OMG gibi bazı yaygın metin kısaltmalarını tanımıştır.Ancak bu, iş iletişimi açısından uygun oldukları anlamına gelmez.

Herhangi bir elektronik iletişimde en sık kullanılan kısaltmalardan kaçının:

• BTW – “Bu arada”
• Lol sesli gülmek"
• U – “Sen”
• Aman Tanrım – “Aman Tanrım”
• THX – “Teşekkürler”

Not: Bilginize, iş iletişiminde kısa mesajdan çok önce mevcut olduğundan, çoğunlukla hala kabul edilebilir.Bunun dışında gerçekten ne söylemek istediğinizi açıkça belirtin.

Belirsiz terimler

En kısa sürede söyleyin veya yazın; insanların %99'u "mümkün olan en kısa sürede" demek istediğinizi anlayacaktır.Anlamı evrensel olarak anlaşılsa da aslında çok az anlamı vardır.Bir kişinin ASAP hakkındaki görüşü neredeyse her zaman bunu vaat eden kişiden oldukça farklıdır.Müşteriler her zaman ASAP'ın sizin teslim edebileceğinizden daha hızlı olmasını bekler.

Aynı şey EOD (gün sonu) için de geçerlidir.Gününüz müşterininkinden çok daha erken bitebilir.

Bu nedenle ASAP, EOD ve diğer belirsiz kısaltmalardan kaçınılmalıdır: NLT (en geç) ve LMK (bana haber ver).

Şirket ve endüstri jargonu

"ASP" (ortalama satış fiyatı), iş yerinizde "öğle yemeği molası" kelimeleri kadar popüler olabilir.Ancak muhtemelen müşteriler için çok az anlamı vardır veya hiçbir anlamı yoktur.Ürün açıklamalarından devlet gözetim kurumlarına kadar sizin için ortak olan tüm jargon ve kısaltmalar, müşterilere genellikle yabancı gelir.

Konuşurken jargon kullanmaktan kaçının.Ancak yazarken yukarıda bahsettiğimiz kurala uymanızda sakınca yoktur: İlk seferde yazın, kısaltmayı parantez içine alın ve daha sonra bahsedildiğinde kısaltmayı kullanın.

Ne yapalım

Kısa mesajlarda ve e-postalarda kısayol dili (kısaltmalar, akronimler ve jargon) sınırlı sayıda durumda uygundur.Sadece şu yönergeleri aklınızda bulundurun:

Sadece yüksek sesle söyleyeceklerinizi yazın.Yemin eder misiniz, LOL der misiniz veya gizli veya kişisel bir şeyi meslektaşlarınız veya müşterilerinizle paylaşır mısınız?Muhtemelen değil.O yüzden bu tür şeyleri yazılı mesleki iletişimin dışında tutun.

Ses tonuna dikkat et.Müşterilerle arkadaş canlısı olabilirsiniz, ancak muhtemelen arkadaş değilsiniz, bu nedenle eski bir arkadaşınızla yaptığınız gibi iletişim kurmayın.Ayrıca, iş iletişimi arkadaşlar arasında olsa bile her zaman profesyonel görünmeli.

Aramaktan korkmayın.Kısa mesaj ve çoğu durumda e-posta fikri?Kısalık.Birden fazla düşünceyi veya birkaç cümleyi aktarmanız gerekiyorsa muhtemelen bir arama yapmalısınız.

Beklentileri belirleyin.Müşterilere sizden ne zaman kısa mesaj ve e-posta yanıtları bekleyebileceklerini bildirin (ör. hafta sonları mı yoksa mesai saatleri dışında mı yanıt vereceksiniz?).

İnternet Kaynaklarından Kopyala